Czy można mieć terminal bez kasy fiskalnej? Sprawdź, kogo dotyczą zwolnienia

Zastanawiasz się, czy można mieć terminal bez kasy fiskalnej? W artykule znajdziesz jasną odpowiedź opartą na obowiązujących przepisach oraz poznasz warunki zwolnień z ewidencjonowania sprzedaży!

Z artykułu dowiesz się:

• Jaka jest różnica między kasą fiskalną a terminalem płatniczym.
• Czym są zwolnienia podmiotowe i przedmiotowe i kiedy można je zastosować.
• Czy można legalnie używać terminala płatniczego bez kasy fiskalnej.
• Jak nowoczesne terminale PolCard wspierają ewidencję sprzedaży i rozwój firmy.

Spis treści

1. Kasa fiskalna a terminal płatniczy – dwa odrębne obowiązki
2. Kogo bezwzględnie dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
3. Zwolnienie z kasy fiskalnej – kto nie musi jej mieć?
4. Czy terminal bez kasy fiskalnej działa? Tak – jeśli spełniasz warunki zwolnienia
5. Czy można mieć terminal bez kasy fiskalnej: kilka słów na koniec

Kasa fiskalna a terminal płatniczy – dwa odrębne obowiązki

Choć w większości sklepów kasa fiskalna i terminal płatniczy stoją obok siebie, pełnią zupełnie różne funkcje. Kasa to narzędzie podatkowe, które służy do ewidencjonowania sprzedaży i przekazywania danych do Urzędu Skarbowego:

• każda transakcja gotówkowa lub bezgotówkowa musi zostać na niej zarejestrowana, 
• klient otrzymuje paragon potwierdzający zakup. 

Terminal to natomiast wyłącznie narzędzie biznesowe, które pozwala klientom zapłacić kartą, telefonem lub zegarkiem – szybko, wygodnie oraz bezpiecznie.

Musisz także pamiętać, że:

• obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) oraz z rozporządzeń Ministerstwa Finansów. Przepisy określają, kto i w jakich sytuacjach musi rejestrować sprzedaż na kasie, niezależnie od formy płatności.
• terminal to usługa komercyjna, z której korzystasz na podstawie umowy z agentem rozliczeniowym, takim jak PolCard from Fiserv. W wielu przypadkach jego posiadanie jest dobrowolne, choć w praktyce stało się standardem rynkowym i zwiększa konkurencyjność firmy.

Oznacza to, że możesz prowadzić sprzedaż gotówkową i posiadać wyłącznie kasę fiskalną. A czy można mieć terminal bez kasy fiskalnej? Tak, w określonych przypadkach – m.in. przy sprzedaży online – wystarczy terminal lub bramka płatnicza. Jednak dopiero integracja obu urządzeń, dostępna w ofercie PolCard from Fiserv, sprawia, że praca jest szybsza oraz wygodniejsza – kwota z kasy automatycznie pojawia się na terminalu, co eliminuje ryzyko pomyłek.

Przeczytaj także: Kasa fiskalna z terminalem – jak je ze sobą połączyć?

Kogo bezwzględnie dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi klientom indywidualnym – czyli osobom fizycznym, które nie prowadzą firmy, lub rolnikom ryczałtowym – na pewnym etapie będziesz musiał zainstalować kasę fiskalną i rejestrować na niej każdą sprzedaż. Są jednak sytuacje, w których można z tego obowiązku tymczasowo skorzystać ze zwolnienia – pod warunkiem, że spełniasz warunki określone w przepisach.

Najważniejszym z nich jest tzw. limit podmiotowy. To roczny próg sprzedaży, który obecnie wynosi 20 000 zł brutto. Jeśli Twoje obroty na rzecz klientów indywidualnych nie przekroczą tej kwoty w ciągu roku, nie musisz jeszcze mieć kasy fiskalnej. 

W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku kalendarzowego limit ustala się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży. Przykładowo, jeśli działalność zostanie zarejestrowana 1 lipca, limit za dany rok wyniesie ok. 10 082 zł (czyli 20 000 zł × 184/365). Po jego przekroczeniu kasa fiskalna staje się obowiązkowa, a ewidencjonowanie sprzedaży należy rozpocząć nie później niż po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu.

Warto jednak podkreślić, że niektóre branże są z mocy prawa wyłączone ze zwolnień – nawet jeśli ich obrót jest znikomy lub działalność dopiero się rozpoczyna. Do grupy tej należą m.in.:

• zakłady mechaniki pojazdowej i wulkanizacji,
• gabinety lekarskie, dentystyczne i weterynaryjne,
• usługi prawnicze i doradztwo podatkowe,
• salony fryzjerskie, kosmetyczne oraz masażu,
• placówki gastronomiczne, firmy cateringowe,
• punkty naprawy sprzętu elektronicznego, AGD, komputerów,
• usługi noclegowe (m.in. pensjonaty, hotele, agroturystyka).

Dla przedsiębiorców działających w powyższych branżach obowiązek posiadania kasy fiskalnej powstaje natychmiast – niezależnie od wysokości obrotu i liczby dokonanych transakcji.

Zwolnienie z kasy fiskalnej – kto nie musi jej mieć?

Choć dla wielu przedsiębiorców posiadanie kasy fiskalnej jest obowiązkowe, nie zawsze trzeba ją instalować od razu. W polskim prawie przewidziano dwa główne rodzaje zwolnień:

•  
  • podmiotowe,

• przedmiotowe. 

Wspomniane już zwolnienie podmiotowe dotyczy skali działalności. Podsumowując, jeśli sprzedajesz towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i Twój roczny obrót nie przekracza 20 000 zł brutto, nie musisz używać kasy fiskalnej. 

Z kolei zwolnienie przedmiotowe jest uzależnione od rodzaju wykonywanych usług. Mogą korzystać z niego m.in. osoby świadczące usługi niematerialne, takie jak:

• konsulting, 
• doradztwo, 
• programowanie,
• tłumaczenia,
• wynajem. 

Warunek? Cała zapłata musi trafić na rachunek bankowy sprzedawcy, a z dokumentacji musi jasno wynikać, czego dotyczyła płatność, np. z tytułu zawartej umowy, faktury czy przelewu z opisem usługi.

Co więcej, kasy fiskalnej nie muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wyłącznie na rzecz innych firm i dokumentują każdą transakcję fakturą VAT.

Czy terminal bez kasy fiskalnej działa? Tak – jeśli spełniasz warunki zwolnienia

Tak, możesz legalnie korzystać z terminala płatniczego bez konieczności posiadania kasy fiskalnej – pod warunkiem, że spełniasz warunki zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Przykład? Nie przekraczasz rocznego limitu 20 000 zł brutto w sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub świadczysz usługi, za które klient płaci przelewem lub kartą, a cała kwota trafia na Twój rachunek bankowy.

Warto dodać, że nowoczesne urządzenia oferowane przez PolCard from Fiserv nie tylko obsługują różne formy płatności elektronicznych, ale również automatycznie tworzą czytelne raporty dzienne i zestawienia miesięczne. Dzięki nim zyskujesz przejrzystą ewidencję przychodów, co stanowi cenne wsparcie:

• w razie kontroli skarbowej,
• przy rozliczeniach księgowych.

W relacji terminal a kasa fiskalna najważniejsze są przepisy – a jeśli w Twoim przypadku nie wymagają one ewidencjonowania, możesz działać z samym terminalem bez obaw o zgodność z prawem.

Czy można mieć terminal bez kasy fiskalnej: kilka słów na koniec

Kasa fiskalna, terminal płatniczy – to dwa różne urządzenia. Jak już wiesz, możesz korzystać z terminala nawet wtedy, gdy nie masz obowiązku instalowania kasy rejestrującej, o ile spełniasz określone warunki zwolnienia.

Jeśli natomiast prowadzisz sprzedaż bezgotówkową, oferujesz usługi rozliczane przelewem lub działasz w modelu B2B – terminal płatniczy może być nie tylko wygodnym narzędziem, ale też elementem profesjonalnego wizerunku. Sprzęt usprawnia obsługę klienta, zwiększa jego zaufanie i pozwala lepiej kontrolować przepływy finansowe.

Szukasz sprawdzonego partnera w zakresie płatności bezgotówkowych? PolCard to dostęp do nowoczesnych urządzeń, ponad 40 usług dodatkowych, możliwość integracji z systemami kasowymi, a także indywidualne wsparcie 24/7. Skontaktuj się – pomożemy Ci dobrać terminal, zintegrować system i uruchomić sprzedaż bez zbędnych formalności!