Hotelowe systemy rezerwacyjne. Jak zintegrować je z płatnościami online?

Szukasz sposobu, aby usprawnić rezerwacje i ograniczyć ryzyko finansowe w swoim obiekcie? Nowoczesne systemy hotelowe zintegrowane z bramkami płatniczymi to dziś standard w branży HoReCa. Sprawdź, jak dzięki automatyzacji poprawić doświadczenie gościa, zwiększyć bezpieczeństwo danych i zadbać o płynność przychodów.

Z artykułu dowiesz się:

• Jak integracja PMS z bramką płatniczą umożliwia automatyczne potwierdzanie rezerwacji 24/7, bez udziału recepcji i ryzyka błędu ludzkiego.
• Dlaczego zautomatyzowane oznaczanie płatności zapobiega overbookingowi i odciąża pracowników.
• W jaki sposób zintegrowany system umożliwia szybkie i automatyczne zwroty zgodne z polityką anulacji.
• Jak dane kart płatniczych nie są przechowywane przez hotel, a bezpiecznie przetwarzane przez certyfikowaną bramkę płatniczą zgodną z PCI DSS.
• Tego, że wiele silników rezerwacyjnych oferuje gotowe wtyczki, a w przypadku stron autorskich wystarczy integracja przez API.

Spis treści

1. Automatyzacja procesu rezerwacji – dlaczego warto połączyć PMS z bramką płatniczą?
2. Skuteczna walka z „no-show” i bezpieczeństwo przychodów hotelu
3. Jak wygląda wdrożenie? API, wtyczki i współpraca z deweloperami
4. Hotelowe systemy rezerwacyjne a doświadczenie gościa (User Experience) – mobilność i metody płatności
5. Systemy hotelowe w Polsce – korzyść dla Ciebie i Twoich gości

Automatyzacja procesu rezerwacji – dlaczego warto połączyć PMS z bramką płatniczą?

Wyobraź sobie turystę, który późno w nocy szuka noclegu na ostatnią chwilę. Trafia na Twój obiekt, klika „zabookuj”, dokonuje płatności online, a system automatycznie zapisuje rezerwację i oznacza pokój jako zajęty. Brzmi jak idealna sytuacja? Właśnie tak działa integracja systemu hotelowego (PMS) z bramką płatniczą.

Dziś klient oczekuje natychmiastowego potwierdzenia, niezależnie od pory dnia czy dnia tygodnia. Nie chce czekać na mail z recepcji ani wykonywać przelewu z opóźnionym zaksięgowaniem. Zintegrowanie płatności z PMS-em sprawia, że proces przebiega bezobsługowo. Systemy hotelowe same weryfikują płatność i oznaczają rezerwację jako opłaconą. To istotne ułatwienie przy dużym obłożeniu – automatyczne oznaczanie dostępności zapobiega podwójnym zamówieniom tego samego pokoju.

Zyskuje też personel, który nie musi już:

• każdorazowo sprawdzać wpływów na koncie bankowym,
• ręcznie aktualizować kalendarza.

Recepcjoniści mogą skoncentrować się na tym, co najważniejsze – bezpośredniej obsłudze gości, doradztwie i tworzeniu pozytywnych doświadczeń.

Przeczytaj także: Jak uruchomić płatność kartą przez internet

Skuteczna walka z „no-show” i bezpieczeństwo przychodów hotelu

W branży hotelarskiej jednym z największych zagrożeń dla płynności finansowej są tzw. „no-show” – sytuacje, w których gość dokonuje rezerwacji, ale ostatecznie się nie pojawia i nie uiszcza należności. Dla obiektu oznacza to nie tylko utratę potencjalnego przychodu, ale też zablokowanie dostępności pokoju dla innych klientów. Najskuteczniejszym sposobem na ograniczenie tego ryzyka jest wprowadzenie obowiązkowej przedpłaty – zadatku lub pełnej kwoty – realizowanej za pośrednictwem bramki zintegrowanej z systemem rezerwacyjnym.

Automatyczne pobieranie płatności porządkuje także proces anulacji i zwrotów. Umożliwia:

• oznaczenie należności w systemie i przypisanie jej do konkretnego bookingu,
• przetworzenie zwrotu w przypadku anulowania rezerwacji zgodnie z przyjętą polityką,
• przesłanie potwierdzenia zwrotu do klienta bez angażowania personelu.

Istotną rolę odgrywa także bezpieczeństwo. Dzięki zastosowaniu certyfikowanej bramki płatniczej dane kart płatniczych klientów nie są przechowywane w systemie hotelowym. Oznacza to brak konieczności spełniania zaostrzonych wymogów PCI DSS i mniejsze ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z RODO.

Jak wygląda wdrożenie? API, wtyczki i współpraca z deweloperami

Większość popularnych silników (tzw. Booking Engine), z których korzystają systemy hotelowe, oferuje gotowe moduły lub wtyczki do obsługi płatności przez najczęściej wybieranych operatorów. Oznacza to, że konfiguracja często sprowadza się do kilku kliknięć i wprowadzenia danych dostępowych – bez konieczności programowania od zera.

Dla obiektów, które posiadają własne, autorskie strony internetowe, integracja przebiega nieco inaczej. Istotna jest wtedy dokumentacja API (Application Programming Interface) udostępniana przez operatora płatności. To zestaw jasno opisanych funkcji, który pozwala programiście połączyć system rezerwacyjny z bramką w sposób bezpieczny i zgodny ze standardami.

Wybierając bramkę płatniczą PolCard, Twój hotel zyskuje dostęp do:

• gotowych bibliotek programistycznych (SDK),
• wsparcia technicznego na każdym etapie wdrożenia.

W razie potrzeby możesz liczyć na pomoc naszego zespołu technicznego, który zna specyfikę branży HoReCa i zaproponuje optymalne rozwiązanie.

Hotelowe systemy rezerwacyjne a doświadczenie gościa (User Experience) – mobilność i metody płatności

Ostatni krok procesu rezerwacji – czyli płatność – to moment krytyczny. To tutaj najczęściej dochodzi do porzucenia koszyka, jeśli:

• strona działa zbyt wolno,
• formularz jest nieintuicyjny,
• użytkownik nie znajduje preferowanej metody płatności.

W branży hotelarskiej decyzje zakupowe podejmowane są często impulsywnie (np. w podróży). W takich okolicznościach płynność i prostota mają ogromne znaczenie. Dobre rezerwacyjne systemy hotelowe muszą oferować nowoczesny i bezpieczny proces płatniczy, który nie zniechęca użytkownika tuż przed finalizacją.

Aby zwiększyć konwersję i poprawić doświadczenie gościa, zadbaj więc o dostępność najpopularniejszych metod płatności. Wśród nich nie powinno zabraknąć:

• szybkich przelewów (np. poprzez banki krajowe i Open Banking),
• BLIK-a – ważnego dla turystów krajowych,
• kart płatniczych Visa i Mastercard,
• portfeli cyfrowych, takich jak Apple Pay czy Google Pay, chętnie wybieranych przez gości zagranicznych.

Równie ważna jest responsywność systemu. Rezerwacje „last minute” dokonywane z poziomu telefonu w samochodzie, pociągu czy na lotnisku to dziś codzienność. Dlatego bramka płatnicza musi być dostosowana do urządzeń mobilnych (RWD), działać szybko, bez błędów i wyglądać wiarygodnie – niezależnie od tego, czy rezerwacji dokonuje się na laptopie, czy smartfonie.

Systemy i sieci hotelowe, które chcą przyciągać nowoczesnych gości, muszą iść z duchem czasu – zapewniając nie tylko dobrą ofertę noclegową, ale też najwyższy standard cyfrowej obsługi.

Systemy hotelowe w Polsce – korzyść dla Ciebie i Twoich gości

Cyfryzacja usług hotelarskich to standard, którego oczekują goście – zarówno ci planujący urlop z wyprzedzeniem, jak i podróżujący spontanicznie. Sprawna rezerwacja online, dostępność dogodnych metod płatności i automatyczne potwierdzenie to elementy, które wpływają na satysfakcję klienta i wizerunek obiektu. Największe systemy hotelowe w Polsce już od dawna korzystają z narzędzi integrujących zarządzanie rezerwacjami z płatnościami online.

Jeśli chcesz, aby Twój hotel działał równie profesjonalnie i nowocześnie, postaw na rozwiązania od PolCard from Fiserv. Oferujemy integracje z popularnymi systemami PMS i Booking Engine, przejrzystą dokumentację API, gotowe wtyczki oraz wsparcie techniczne 24/7. Skontaktuj się, aby poznać szczegóły!