Terminal płatniczy a Urząd Skarbowy - sprawdź co musisz wiedzieć

Terminal płatniczy a Urząd Skarbowy – ta kwestia może budzić wątpliwości u wielu przedsiębiorców. Czy trzeba zgłaszać terminal? Jakie obowiązki wiążą się z jego używaniem? W tym artykule znajdziesz konkretne odpowiedzi, które pomogą Ci działać zgodnie z przepisami.

Z artykułu dowiesz się:

• Czy i kiedy terminal płatniczy trzeba zgłaszać do Urzędu Skarbowego.
• Jakie są obowiązki prawne przy korzystaniu z terminala i kasy fiskalnej.
• Czym są e-paragony i jakie warunki trzeba spełnić, aby je wystawiać.
• Jak prawidłowo ewidencjonować płatności bezgotówkowe.
• Na co zwrócić uwagę, przygotowując się do kontroli skarbowej z terminalem w firmie.

Spis treści

1. Czy terminal trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego?
2. Terminal płatniczy a kasa fiskalna – jakie są wymagania prawne?
3. Terminal płatniczy a e-paragony – co warto wiedzieć?
4. Terminal płatniczy a Urząd Skarbowy – jakie obowiązki mają przedsiębiorcy?
5. Terminal płatniczy a Urząd Skarbowy – przygotuj się na ewentualną kontrolę

Czy terminal trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego?

Prowadzisz działalność gospodarczą i zdecydowałeś się na terminal? To świetny krok – klienci coraz częściej oczekują możliwości płatności bezgotówkowych. Ale jeśli zastanawiasz się, czy terminal trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego, odpowiedź nie jest jednoznaczna. Zależy od tego:

• czy korzystasz również z kasy fiskalnej,
• w jaki sposób te dwa urządzenia są ze sobą zintegrowane.

Jeśli korzystasz z terminala samodzielnie, bez powiązania urządzenia z kasą fiskalną, nie musisz zgłaszać go do Urzędu Skarbowego. Sytuacja inaczej wygląda w przypadku integracji z kasą online. Od 2022 roku takie połączenie wymaga przekazania numeru terminala do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Zgłoszenie odbywa się automatycznie przez kasę online, a w praktyce często wykonuje je serwisant podczas instalacji.

Terminal płatniczy a kasa fiskalna – jakie są wymagania prawne?

Korzystasz zarówno z terminala płatniczego, jak i kasy fiskalnej? Musisz wiedzieć, że między tymi urządzeniami zachodzą określone relacje prawne – szczególnie wtedy, gdy jesteś zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli Twoja kasa fiskalna ma połączenie online (czyli wysyła dane do Centralnego Repozytorium Kas), a oferujesz płatności bezgotówkowe, masz obowiązek zadbać o współpracę terminala z kasą. Urządzenia muszą być zintegrowane – każda transakcja wykonana na terminalu powinna być automatycznie rejestrowana na kasie fiskalnej.

To nie tylko wymóg techniczny, ale i sposób na ograniczenie tzw. niefiskalnej sprzedaży. Brak połączenia może zostać uznany za niedopełnienie obowiązków podatkowych i prowadzić do kontroli lub kar finansowych.

Warto też wiedzieć, że od 2022 roku prawo nakłada ten obowiązek na wszystkie nowe instalacje. Dlatego jeśli dopiero teraz wyposażasz swoją firmę w terminal, a już używasz kasy online, integracja nie jest opcją, lecz wymogiem. Obowiązek dotyczy nie tylko dużych firm, ale także małych działalności gospodarczych.

Przeczytaj także: Kasa fiskalna z terminalem – jak je ze sobą połączyć?

Terminal płatniczy a e-paragony – co warto wiedzieć?

E-paragon jest pełnoprawnym dowodem zakupu, traktowanym na równi z paragonem papierowym. Oznacza to, że klient może na jego podstawie:

• złożyć reklamację, 
• rozliczyć zakup w firmie,
• wykorzystać wydruk do celów podatkowych.

Jednak aby móc wystawiać e-paragony, musisz spełnić kilka warunków:

• korzystać z kasy fiskalnej online, która obsługuje taką funkcję,
• posiadać oprogramowanie umożliwiające przesyłanie e-paragonów (np. przez SMS lub e-mail),
• uzyskać zgodę klienta na przesłanie dowodu zakupu w formie elektronicznej.

W praktyce po zapłacie kartą kupujący może otrzymać paragon elektroniczny zamiast papierowego, jeśli wyrazi na to zgodę i poda np. swój numer telefonu lub adres e-mail. Co ważne, nie jesteś zobowiązany do drukowania papierowego dokumentu, jeśli e-paragon został już wystawiony oraz przekazany w poprawny sposób.

Zalet tego rozwiązania jest wiele. Dzięki e-paragonom:

• zmniejszasz zużycie papieru,
• obniżasz koszty związane z eksploatacją kasy fiskalnej,
• usprawniasz archiwizację i dostęp do dokumentów sprzedaży.

Zyskują też klienci, którzy w ten sposób mają łatwy dostęp do dowodów zakupu, szczególnie przydatny przy zakupach firmowych lub w przypadku zagubienia tradycyjnego potwierdzenia.

Terminal płatniczy a Urząd Skarbowy – jakie obowiązki mają przedsiębiorcy?

Korzystanie z terminala płatniczego wiąże się z kilkoma obowiązkami wobec Urzędu Skarbowego, o których nie każdy przedsiębiorca pamięta. Przede wszystkim każda płatność kartą lub BLIKiem musi być prawidłowo ujęta w ewidencji sprzedaży tak samo jak transakcje gotówkowe. Nie ma znaczenia forma płatności – przychód musisz wykazać oraz udokumentować zgodnie z przepisami.

Jeśli prowadzisz sprzedaż ewidencjonowaną na kasie fiskalnej, również należności bezgotówkowe muszą być na niej zarejestrowane. Co więcej, wszelkie rozbieżności między raportami z terminala a danymi z kasy mogą zwrócić uwagę fiskusa. Warto więc regularnie kontrolować zgodność danych, aby uniknąć nieporozumień podczas ewentualnej kontroli.

Pamiętaj, że Urząd Skarbowy może poprosić o raporty obrotu z terminala, na przykład podczas czynności sprawdzających. Dlatego tak istotny jest szybki i wygodny dostęp do historii transakcji – jak w przypadku platformy OnePortal24, udostępnianej przez PolCard wraz z terminalami. Za jej pomocą możesz sprawdzić m.in.:

• zestawienia dzienne, tygodniowe i miesięczne,
• historię transakcji,
• poziom zwrotów i anulacji,
• ewentualne prowizje pobierane przez operatora.

Terminal płatniczy a Urząd Skarbowy – przygotuj się na ewentualną kontrolę

Kontrola skarbowa może dotyczyć każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy profilu działalności. Jeśli korzystasz z terminala, warto zawczasu zadbać o porządek w dokumentach i danych transakcyjnych. Przede wszystkim upewnij się, że wszystkie płatności bezgotówkowe są prawidłowo ewidencjonowane oraz powiązane z dokumentami sprzedaży.

Dobrą praktyką jest także regularne archiwizowanie raportów z terminala. Podczas kontroli urząd może zażądać dostępu do konkretnych danych, takich jak:

• lista transakcji,
• zwroty,
• anulacje,
• łączna wartość sprzedaży z terminala.

Jeśli korzystasz z rozwiązania od PolCard from Fiserv, masz do dyspozycji platformę OnePortal24, która znacznie ułatwia przygotowania do kontroli. Skontaktuj się, a opowiemy Ci o szczegółach!