Terminal płatniczy dla urzędu. Jaki wybrać?

Oczekiwania wobec instytucji publicznych zmieniają się dynamicznie. Dziś obywatel chce zapłacić za sprawę urzędową tak samo prosto, jak za zakupy – kartą, telefonem albo BLIKiem. Sprawdź, jak terminal płatniczy dla urzędu pomaga sprostać tym wymaganiom, upraszcza codzienną obsługę i wpisuje się w obowiązki ustawowe.

Z artykułu dowiesz się:

• Dlaczego płatności bezgotówkowe stają się standardem w administracji publicznej.
• Jakie obowiązki nakładają na urzędy aktualne przepisy.
• Jaki terminal dla urzędu sprawdzi się najlepiej.
• Jak integracja terminala z systemami urzędowymi usprawnia obsługę interesantów i ogranicza błędy.

Spis treści:

1. Płatności bezgotówkowe w administracji publicznej – nowy standard obsługi obywatela
2. Jaki terminal płatniczy wybrać dla sektora publicznego?
3. Terminal płatniczy dla urzędu a integracja z systemami i procesami urzędowymi
4. Opłatomaty i płatności online – przyszłość obsługi w urzędach
5. Który terminal płatniczy wybrać dla administracji publicznej? Podsumowanie

Płatności bezgotówkowe w administracji publicznej – nowy standard obsługi obywatela

Oczekiwania obywateli wobec instytucji publicznych w ostatnich latach bardzo się zmieniły. Coraz więcej osób chce załatwiać sprawy urzędowe szybko i wygodnie – dokładnie tak, jak przy codziennych zakupach czy w bankowości internetowej.

Z tego powodu ustawodawca wprowadził jasny obowiązek – każda jednostka sektora finansów publicznych musi umożliwić płatność bezgotówkową. Wynika to z art. 19 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców i dotyczy zarówno dużych instytucji centralnych, jak i:

• samorządów,
• szkół,
• bibliotek,
• domów kultury,
• ośrodków sportu.

Obywatel ma mieć możliwość zapłaty kartą czy telefonem niezależnie od tego, czy reguluje mandat, czynsz, wypożyczenie sprzętu sportowego czy rejestrację pojazdu.

Dla wielu jednostek oznacza to istotne zmiany organizacyjne. Wprowadzenie terminala płatniczego eliminuje potrzebę ręcznego przyjmowania gotówki i sporządzania dziennych raportów kasowych. Pracownik nie musi przechowywać środków ani przekazywać ich do banku – system przypisuje wpłatę do odpowiedniej sprawy czy osoby i przekazuje środki na rachunek urzędu. Dzięki temu instytucja automatyzuje część pracy i lepiej kontroluje przepływ środków. Pracownicy zyskują czas na obsługę merytoryczną spraw, a nie żmudne operacje kasowe.

Jaki terminal płatniczy wybrać dla sektora publicznego?

Terminal płatniczy dla urzędu musi spełniać inne wymagania niż urządzenie wykorzystywane w sklepie czy punkcie usługowym. Kluczowe są niezawodność, prostota obsługi oraz pełna zgodność z procedurami obowiązującymi w jednostkach administracji publicznej.

W codziennej pracy urzędu liczy się każda sekunda. Terminal powinien przetwarzać transakcje błyskawicznie, bez zawieszania się, opóźnień czy problemów z połączeniem. Równie ważna jest możliwość akceptowania różnych form płatności:

• kart zbliżeniowych,
• BLIKa,
• smartfonów i zegarków.

Obywatel nie powinien być ograniczany do jednej opcji – zwłaszcza gdy załatwia sprawę urzędową w pośpiechu lub po godzinach pracy banków.

Z punktu widzenia księgowości budżetowej istotna jest także funkcja generowania dokładnych raportów – dziennych oraz zbiorczych – z podziałem na rodzaje opłat. Terminal musi umożliwiać eksport danych do systemów finansowo-księgowych, aby zminimalizować liczbę operacji wykonywanych ręcznie.

Urządzenia płatnicze oferowane przez PolCard spełniają te warunki. Można zintegrować je z systemami administracyjnymi wykorzystywanymi w urzędach, co pozwala automatycznie przypisać wpłatę do konkretnej sprawy, np. należności skarbowej, komunikacyjnej czy lokalnej daniny.

Terminal płatniczy dla urzędu a integracja z systemami i procesami urzędowymi

W administracji publicznej ogromne znaczenie ma spójność procesów – od momentu przyjęcia opłaty po jej rozliczenie i zaksięgowanie. Dlatego jednym z głównych kryteriów przy wyborze urządzenia powinno być to, jaki terminal płatniczy umożliwia pełną integrację z systemami dziedzinowymi stosowanymi w danej placówce.

Sprzęt połączony z oprogramowaniem urzędowym eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych przez pracownika. Po dokonaniu transakcji wszystkie informacje – kwota, data, tytuł, identyfikator sprawy – są przesyłane do systemu.

Z punktu widzenia pracownika system usprawnia obsługę interesanta. Zamiast przełączać się między kilkoma aplikacjami, ręcznie kopiować dane i wystawiać potwierdzenia, cały proces ogranicza się do kilku kliknięć. To szczególnie ważne w godzinach największego obciążenia, gdy w urzędzie pojawia się wiele osób jednocześnie.

Integracja z systemem finansowo-księgowym ułatwia również codzienne rozliczenia. Wpłaty są przypisywane do odpowiednich tytułów i klasyfikacji budżetowych bez potrzeby dodatkowej weryfikacji. Dane trafiają do systemów sprawozdawczych zgodnie z obowiązującymi przepisami, pozwalając uniknąć błędów formalnych podczas kontroli.

Przeczytaj także: Ranking terminali płatniczych

Opłatomaty i płatności online – przyszłość obsługi w urzędach

W wielu jednostkach administracji publicznej wciąż obowiązuje tradycyjny model obsługi kasowej. Tymczasem coraz więcej samorządów i urzędów centralnych zaczyna wdrażać opłatomaty, czyli kioski samoobsługowe, które pozwalają obywatelom opłacić zobowiązanie bez udziału pracownika. Takie rozwiązania:

• działają w pełni automatycznie, 
• są intuicyjne w obsłudze,
• mogą funkcjonować również poza standardowymi godzinami pracy urzędu w trybie 24/7.

Interesant nie musi czekać w kolejce do okienka, aby opłacić podatek, wnieść należność skarbową czy uregulować inne należności. Wystarczy, że wybierze rodzaj sprawy na ekranie, zeskanuje otrzymany wcześniej kod lub wpisze numer sprawy, a system sam przypisze płatność do odpowiedniego tytułu i uruchomi możliwość transakcji kartą, BLIKIEM, telefonem lub zegarkiem. Potwierdzenie trafia od razu do systemu księgowego i do elektronicznego obiegu dokumentów.

Podobnie działają systemy płatności online wdrażane w ramach e-usług publicznych. Dzięki nim obywatel może sfinalizować wybraną sprawę z poziomu domowego komputera lub smartfona, bez potrzeby wizyty w urzędzie.

Wdrażając opłatomaty lub płatności online, placówka przyspiesza obsługę interesanta oraz buduje wizerunek instytucji nowoczesnej, dostępnej i otwartej na realne potrzeby obywateli. To krok w stronę „Urzędu Przyjaznego Obywatelowi”, w którym procesy są przemyślane, technologie dopasowane, a usługi – realnie usprawnione.

Który terminal płatniczy wybrać dla administracji publicznej? Podsumowanie

Dobór terminala płatniczego dla administracji publicznej powinien wynikać z realnych potrzeb operacyjnych. Ważne, aby urząd zyskał nie tylko sprawne narzędzie do obsługi transakcji, ale też element systemu, który realnie usprawnia przepływ informacji i ułatwia rozliczenia. Integracja, raportowanie i zgodność z procedurami wewnętrznymi to absolutny standard.

PolCard dostarcza rozwiązania, które ten standard realizują: terminale gotowe do pracy w środowisku instytucji publicznych, z możliwością integracji, ponad 40 usługami dodatkowymi oraz całodobową obsługą techniczną. Skontaktuj się, a wyjaśnimy, ile kosztuje terminal do płacenia kartą oraz który będzie najlepszą opcją dla urzędu.