Fraudy płatnicze w firmie. Jak je rozpoznać i im zapobiegać?

Dowiedz się, czym są fraudy, jak rozpoznać techniki wyłudzeń, jakie błędy najczęściej popełnia personel oraz co zrobić, aby skutecznie chronić się przed oszustwami – bez inwestowania w skomplikowane systemy zabezpieczeń.

Z artykułu dowiesz się:

• Czym są fraudy finansowe i kogo dotyczą.
• Jakie są najczęstsze metody oszustw w punktach sprzedaży stacjonarnej.
• Jak rozpoznać sygnały ostrzegawcze świadczące o próbie nadużycia.
• Jakie procedury i zasady chronią firmę przed stratami finansowymi.
• Co zrobić, gdy podejrzewasz fraud.

Spis treści

1. Fraudy – co to i czy ten problem naprawdę Cię dotyczy?
2. Poznaj najczęstsze metody działania przestępców
3. Fraudy finansowe a Twoja pierwsza linia obrony – proste zasady, które chronią Twój zysk
4. Co zrobić, gdy podejrzewasz oszustwo? Trening i procedury to podstawa
5. Fraudy – co to jest oraz jak im zapobiegać? Kilka słów na koniec

Fraudy – co to i czy ten problem naprawdę Cię dotyczy?

Fraudy kartowe to oszustwa finansowe, których celem jest wyłudzenie środków lub danych – najczęściej poprzez nieuczciwe transakcje bezgotówkowe. Choć kojarzą się z dużymi biznesami i spektakularnymi cyberatakami, w rzeczywistości coraz częściej dotykają małe i średnie przedsiębiorstwa – zwłaszcza te, które nie mają wdrożonych podstawowych zasad ochrony.

Jeśli w Twojej firmie przyjmujesz płatności kartą, telefonem lub BLIKiem – również jesteś potencjalnym celem. Co ważne, większość fraudów nie wynika z luk technicznych, lecz z błędów ludzkich i braku procedur. Dlatego najskuteczniejszą formą obrony nie jest kosztowny system bezpieczeństwa, ale świadomy pracownik oraz jasne zasady postępowania w codziennej sprzedaży.

Na co zwrócić uwagę, aby zminimalizować ryzyko?

• Obserwuj nietypowe zachowania klientów – pośpiech, niechęć do okazania dokumentu – to sygnały ostrzegawcze.
• Ostrożnie traktuj transakcje o wysokiej wartości – szczególnie jeśli klient nie interesuje się produktem lub usługą.
• Chroń terminal przed dostępem osób trzecich – urządzenie powinno być zawsze pod Twoją kontrolą.
• Zadbaj o aktualizacje oprogramowania – to podstawowa bariera przed znanymi technikami nadużyć.
• Niezgodność podpisu na karcie i potwierdzeniu – to z pozoru detal, który może jednak sugerować próbę oszustwa.

Poznaj najczęstsze metody działania przestępców

Fraudy w punktach sprzedaży rzadko są efektem zaawansowanych technologii. W zdecydowanej większości przypadków opierają się na manipulacji personelem – wykorzystaniu pośpiechu, rozpraszaniu uwagi oraz grze na emocjach. Oto najczęstsze scenariusze.

Płatność skradzioną lub sklonowaną kartą

Oszuści często posługują się cudzą kartą lub jej kopią, licząc na to, że obsługa nie weryfikuje danych.

Typowe sygnały ostrzegawcze to:

• pośpiech,
• brak kontaktu wzrokowego,
• unikanie podania PIN-u,
• prośba o przeprowadzenie transakcji bez autoryzacji.

Nieprawidłowości przy zwrotach

Często spotykany schemat to próba refundacji na inną kartę niż ta, którą faktycznie dokonano płatności. Zdarza się również, że klient żąda zwrotu gotówki lub przelewu, mimo że pierwotna operacja była bezgotówkowa.

Nieuzasadnione obciążenie zwrotne (chargeback)

W tym przypadku klient zgłasza do banku rzekomo nieautoryzowaną transakcję, choć w rzeczywistości sam ją zatwierdził. Celem jest odzyskanie środków kosztem sprzedawcy. Jeśli nie posiadasz dokumentacji – np. potwierdzenia lub podpisu – trudno odeprzeć takie roszczenie.

Przeczytaj także: Carding – co to jest i jak chronić przed nim swoją kartę płatniczą?

Fraudy finansowe a Twoja pierwsza linia obrony – proste zasady, które chronią Twój zysk

Ochrona przed oszustwami nie musi być skomplikowana – wystarczy, że personel konsekwentnie stosuje kilka zasad, które zmniejszają ryzyko strat:

1. Weryfikuj kartę przed transakcją – upewnij się, że blankiet nie jest pęknięty, złamany, zmatowiony lub z widocznymi śladami manipulacji, a numer oraz dane właściciela są czytelne i zgodne z danymi na paragonie.
2. Przestrzegaj zasad dotyczących zwrotów – refundacja środków zawsze powinna być realizowana na tę samą kartę, którą dokonano płatności. Nie rób też wyjątków pod presją – oszuści celowo działają w pośpiechu, licząc na nieuwagę lub zmęczenie pracownika.
3. Zachowuj potwierdzenia i dokumentuj każdą transakcję – zwłaszcza przy zakupach na wyższe kwoty. Przy zwrotach notuj dane klienta, co pomoże udokumentować przebieg operacji. Warto również korzystać z systemów raportowych operatora płatności, takich jak OnePortal24, które umożliwiają szybki dostęp do historii transakcji i znacznie ułatwiają obronę w przypadku reklamacji lub sporów.

Terminale płatnicze – takie jak te oferowane przez PolCard from Fiserv – są także wyposażone w zabezpieczenia, które automatycznie eliminują wiele zagrożeń. Urządzenia:

• wymuszają bezpieczne formy autoryzacji (jak Chip&PIN) ,
• ograniczają możliwość użycia kart z samym paskiem magnetycznym.

Co zrobić, gdy podejrzewasz oszustwo? Trening i procedury to podstawa

Podejrzewasz, że w Twoim punkcie sprzedaży doszło do próby oszustwa? Najważniejsze jest działanie zgodne z wewnętrzną polityką, a ta powinny być znana każdemu pracownikowi. 

Pierwszym krokiem powinno być zebranie:

• potwierdzeń z terminala, 
• raportów z systemu operatora,
• jeśli procedura tego wymaga  – danych klienta. 

Następnie niezwłocznie skontaktuj się z operatorem płatności – to on może zablokować podejrzaną transakcję, uruchomić dodatkową weryfikację lub doradzić, jak postępować w konkretnej sytuacji. Zgłoszenie incydentu na wczesnym etapie daje większą szansę na odzyskanie środków lub uniknięcie dalszych strat.

Fraudy – co to jest oraz jak im zapobiegać? Kilka słów na koniec

Fraudy w Polsce to nie odległy problem korporacji, a ryzyko, z którym coraz częściej mierzą się lokalne firmy. Mechanizmy wyłudzeń są coraz subtelniejsze, ale skuteczną obronę wciąż da się oprzeć na trzech filarach: 

• czujnym zespole,
• jasnych zasad,
• dobrze dobranej technologii.

W PolCard from Fiserv oferujemy terminale płatnicze, które wspierają bezpieczeństwo na każdym etapie transakcji – od autoryzacji po rozliczenie. Zapewniamy nie tylko sprzęt, ale także szkolenia, raportowanie i wsparcie techniczne, dzięki czemu możesz skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na walce z oszustwami.