Terminal: leasing czy zakup? Co lepsze dla MŚP?

Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy leasing terminala płatniczego będzie korzystniejszy od inwestycji we własny sprzęt – zwłaszcza pod kątem serwisu, rozliczeń oraz rozwoju firmy z sektora MŚP.

Z artykułu dowiesz się:

• Z jakimi obowiązkami i opłatami wiąże się zakup terminala.
• Dlaczego leasing terminala płatniczego to najczęściej wybierany model przez firmy z sektora MŚP.
• Jakie są rzeczywiste koszty obu modeli.
• W jakich przypadkach zakup na własność może być uzasadniony.

Spis treści

1. Zakup terminala na własność ⎯ analiza kosztów i obowiązków
2. Dzierżawa (leasing) terminala płatniczego ⎯ elastyczność i przewidywalność kosztów
3. Ostateczny koszt terminala płatniczego: jednorazowy wydatek vs. abonament
4. Kiedy zakup może mieć sens? Analiza specyficznych przypadków
5. Zakup a leasing terminala płatniczego ⎯ kilka słów na koniec

Zakup terminala na własność – analiza kosztów i obowiązków

Decydując się na zakup terminala płatniczego na własność, musisz liczyć się z jednorazowym, relatywnie wysokim kosztem – najczęściej od kilkuset do kilku tysięcy złotych netto w zależności od modelu i funkcji urządzenia. Taka inwestycja oznacza, że terminal staje się Twoją własnością, ale również wiąże się z pełną odpowiedzialnością za jego działanie.

Po stronie właściciela leży m.in.:

• organizacja serwisu i napraw,
• aktualizacja oprogramowania,
• uzyskanie niezbędnych certyfikatów bezpieczeństwa.

Jeśli urządzenie ulegnie awarii, to Ty ponosisz koszt jego naprawy lub wymiany. Właśnie dlatego na zakup terminala decydują się głównie duże firmy z własnymi działami IT lub sieciami placówek. W przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw ten model jest rzadko stosowany – nie tylko ze względu na konieczność zamrożenia kapitału, ale też ryzyko związane z techniczną obsługą sprzętu.

Dzierżawa (leasing) terminala płatniczego – elastyczność i przewidywalność kosztów

Leasing terminala płatniczego to dziś najczęściej wybierany model wśród przedsiębiorców z sektora handlu i usług. Oznacza opłacanie stałego, comiesięcznego abonamentu w zamian za możliwość korzystania z urządzenia oraz dostęp do pełnego pakietu usług serwisowych. Taka opłata za terminal płatniczy pozwala prognozować wydatki i uniknąć dużych kosztów początkowych.

Najważniejszą korzyścią jest jednak to, że wszystkie kwestie techniczne – instalacja, bieżące aktualizacje, naprawy i ewentualna wymiana urządzenia – są po stronie dostawcy. Jeśli terminal przestanie działać lub pojawi się problem z oprogramowaniem, nie ponosisz dodatkowych kosztów ani nie ryzykujesz przestoju.

W przypadku dzierżawy terminala z PolCard w ramach miesięcznej opłaty zyskujesz także:

• stałe wsparcie techniczne 24/7 oraz serwisowe,
• możliwość integracji z przeszło 200 rozwiązaniami kasowymi,
• dostęp do ponad 40 usług dodatkowych,
• regularne aktualizacje systemów zgodne z obowiązującymi standardami (w tym PCI DSS i PSD2).

To rozwiązanie, które łączy wygodę z bezpieczeństwem i pozwala skupić się na rozwoju biznesu – nie na obsłudze sprzętu.

Ostateczny koszt terminala płatniczego: jednorazowy wydatek vs. abonament

Decyzja o zakupie lub dzierżawie terminala ma przełożenie na finanse Twojego biznesu w dłuższej perspektywie. Zakup wiąże się z dużym jednorazowym wydatkiem, który trzeba sfinansować z góry. To kapitał, który mógłby zostać przeznaczony na działania sprzedażowe, marketing czy inwestycje w produkty, a zostaje zamrożony w sprzęcie.

Po stronie kosztów stałych trzeba uwzględnić również wydatki na:

• aktualizacje,
• audyty zgodności,
• ewentualne przestoje w pracy terminala,
• nieplanowane wydatki serwisowe.

Każde z tych zdarzeń wymaga nie tylko pieniędzy, ale też czasu i odpowiednich zasobów, których często brakuje w małych firmach.

Z kolei miesięczne opłaty za terminal płatniczy w modelu dzierżawy to stały, przewidywalny koszt, łatwy do wpisania w budżet operacyjny. Taka forma finansowania urządzenia ułatwia zarządzanie płynnością oraz jest korzystna podatkowo – opłaty abonamentowe można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Z punktu widzenia firm MŚP, a zwłaszcza nowych działalności, leasing terminala płatniczego to nie tylko niższy próg wejścia, ale też brak ryzyk związanych z obsługą i utrzymaniem sprzętu. Daje dostęp do nowoczesnej technologii bez potrzeby angażowania dodatkowych zasobów czy personelu technicznego.

Przeczytaj także: Wynajem terminala płatniczego. Jak zamówić?

Kiedy zakup może mieć sens? Analiza specyficznych przypadków

Choć dla większości przedsiębiorców dzierżawa terminala pozostaje najbardziej opłacalnym i wygodnym rozwiązaniem, są sytuacje, w których zakup urządzenia warto wziąć pod uwagę. Dotyczy to przede wszystkim dużych sieci handlowych lub korporacji z rozbudowanym działem IT, które zarządzają setkami punktów sprzedaży. Takie firmy często mają własne procedury serwisowe, zaplecze techniczne i kompetencje, aby samodzielnie odpowiadać za utrzymanie urządzeń.

W ich przypadku zakup floty terminali może pozwolić na pełną kontrolę nad:

• konfiguracją sprzętu,
• jego lokalizacją,
• dostosowaniem oprogramowania do wewnętrznych systemów.

Ten model sprawdza się też czasem w instytucjach publicznych, które korzystają z dedykowanych rozwiązań infrastrukturalnych i muszą spełniać szczególne wymagania formalne.

Warto jednak zaznaczyć, że nawet dla dużych organizacji zakup terminala rzadko bywa jednoznacznie bardziej korzystny finansowo. Ze względu na szybki rozwój technologii, rosnące wymagania bezpieczeństwa oraz konieczność częstej aktualizacji urządzeń, opłaty za terminal płatniczy w modelu dzierżawy okazują się zwykle bardziej konkurencyjne w dłuższej perspektywie.

Zakup a leasing terminala płatniczego ⎯ kilka słów na koniec

Zakup terminala może dawać pełną kontrolę nad sprzętem, ale wymaga czasu, zaplecza technicznego i gotowości na nieplanowane koszty. Dzierżawa to z kolei przewidywalność wydatków i pełne wsparcie, które dla firm przekłada się na bezpieczeństwo operacyjne.

Właśnie dlatego PolCard oferuje elastyczne modele współpracy – wynajem terminali, dostęp do ponad 40 usług dodatkowych oraz całodobową obsługę techniczną i serwisową. Pomagamy w doborze sprzętu, a w razie problemów technicznych nie zostajesz z problemem sam. Skontaktuj się i porozmawiamy o szczegółach!